こんにちは、りょうです。
こんな経験はありませんか？
- 取引先とのやり取りで、担当者がコロコロ変わる。メールのタイトルもルール化されていない…。
- A社とB社、2つの会社と連携して進めるプロジェクトで、情報があちこちに散らばってしまう。
- 海外メーカーとのやり取りで、広報担当とサポート担当でドメインが違う…。
「たしか、あの件のメール、どこにいったっけ…？」
「担当者の名前で検索しても出てこない…！」
日々大量のメールに埋もれて、重要な連絡を見失いそうになった経験、誰にでもあると思います。担当者名で検索できれば簡単ですが、そうもいかないのが現実ですよね。
今回は、そんなあなたのGmail管理のストレスを劇的に軽減する、簡単な検索・整理術をご紹介します。Gmailの標準機能だけで、特定の複数ドメインからのメールを、担当者が誰であろうと根こそぎ見つけ出し、自動で整理する方法です。
この記事を読めば、もう二度と重要なメールを見失うことはありません。
ゴール：会社単位でメールを確実に見つけ出す
今回のゴールはシンプルです。例えば「company-a.com」と「company-b.co.jp」のように、関連する複数の会社（ドメイン）から送られてくる全てのメールを、担当者や件名に関わらず、一つの検索結果にまとめて表示させることです。
担当者個人ではなく、「会社」という大きな括りでメールを管理できるようになる。これが、今回のテクニックの最大の強みです。
これをマスターすれば、プロジェクト管理や特定の企業とのやり取りが、驚くほど楽になります。
検索の核心！Gmail検索演算子「OR」を使いこなす
実はGmailの検索バーは、ただ単語を入れるだけじゃないんです。特殊な記号「検索演算子」を使うことで、プログラマーのように高度な検索ができます。
今回使うのはたった一つ。でも効果は絶大です。
これだけで、指定した複数のドメインから送られてきたメールだけが、ズラリと表示されるはずです。
検索結果から「フィルタ」を作成し、業務を自動化する
無事にメールが見つかったら、それを「フィルタ」として保存しましょう。これにより、今後は同じドメインからのメールが届けば、自動でラベルが付くなど、指定した処理が行われます。まさに「メール整理の自動化」です。
「フィルタを作成」をクリック
先ほどの検索を実行した状態で、検索バーの右端にある設定アイコンをクリックし、「フィルタを作成」を選択します。
フィルタのアクションを設定する（「ラベルを付ける」が最強におすすめ）
次に、条件に一致したメールをどう処理するかを決めます。僕のおすすめは「ラベルを付ける」です。
「新しいラベル…」を選択し、「プロジェクトX関連」など、あなたが見て分かりやすい名前を付けましょう。こうすることで、左のメニューからワンクリックで関連メール一覧に飛べるようになります。
⚠️⚠️⚠️⚠️⚠️
【注意喚起】
ここで絶対に忘れてはいけないのが、「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れることです。これにチェックを入れないと、過去のメールには適用されず、これから届くメールにしかフィルタが効きません。
⚠️⚠️⚠️⚠️⚠️
「フィルタを作成」ボタンを押して完了！
最後に青い「フィルタを作成」ボタンを押せば、設定完了です。お疲れ様でした！
【応用編】もっと便利になる検索演算子
今回使ったfrom:とOR以外にも、便利な演算子はたくさんあります。いくつか覚えておくと、さらにGmail管理が加速しますよ。
| 演算子 |
意味 |
使用例 |
subject: |
件名に特定の単語を含むメールを検索 |
subject:会議 |
has:attachment |
添付ファイル付きのメールのみを検索 |
has:attachment |
- (マイナス) |
特定の単語を除外して検索 |
会議 -議事録 |
after: |
指定した日付より後のメールを検索 |
after:2024/01/01 |
これらの演算子は、今回紹介したfrom:(...)と組み合わせることも可能です。例えば、from:(company-a.com OR company-b.co.jp) has:attachmentと検索すれば、「プロジェクトX関連の会社から来た、添付ファイル付きのメール」だけを絞り込めます。
まとめ：Gmailを使いこなせば、時間はもっと作れる
今回は、Gmailで複数のドメインを対象に検索し、フィルタを作成する方法を解説しました。
- 検索バーに
from:(ドメインA OR ドメインB)と入力する
- 検索結果から「フィルタを作成」する
- アクション（おすすめはラベル付け）を選んで自動化する
たった一つの「OR」という演算子を知るだけで、メール管理の効率は劇的に変わります。探しものに使っていた時間を、もっと創造的な活動に使いましょう。
ぜひ、あなたの仕事や日常でも活用してみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
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